Samenwerking verbeteren in 4 stappen? Gebruik de muren!

Share with:

LinkedIn


Het is zo eenvoudig dat wij eigenlijk niet snappen dat bedrijven ons hiervoor betalen. 

Al jaren weten wij organisaties en managers te verbazen met hoe eenvoudig je teamdynamiek en samenwerking leuker en effectiever kunt maken: 

door de muren te gebruiken. 

Er zit natuurlijk een gedachte achter, maar echt moeilijk is het eerlijk gezegd niet. Hoog tijd voor een tipje van de sluier.

Visueel werken

Visueel werken is al jaren in opkomst. Recentelijk met het steeds vaker toepassen van Agile werkmethodes zoals scrum en SAFe, maar zeker ook al 30 jaar in Nederland in vele organisaties aanwezig via de Lean Methodieken die uit de Toyota fabrieken in Japan ontsproten zijn. 

Het komt eenvoudigweg hier op neer: 

Overal waar teams in staat (moeten) zijn om in meerdere mate zelfstandig en met meer verantwoordelijkheid te opereren, zie je dat de behoefte aan visueel werken toeneemt. 

No alt text provided for this image

Neem jezelf als voorbeeld. Als je het steeds drukker krijgt, dan begin je je taken waarschijnlijk ergens op te schrijven? Op een papiertje, een to-do lijstje, een excel sheet of iets dergelijks? Hoe meer er van jou verwacht wordt, des te groter wordt jouw behoefte aan een beter overzicht. 

Dit werkt voor teams precies hetzelfde. 

Eigenlijk neemt een goede visuele werkstructuur veel van de taken van een manager over.

Het is eigenlijk kinderlijk simpel.

Verouderd management

De tijd van de vergadering waarbij de “voorzitter” gezeten aan het hoofd van de tafel benoemt dat “we nu naar agendapunt 3 doorgaan” is in de meeste organisaties al een tijdje voorbij. 

Toch?

Wij komen nog steeds vaak tegen dat de methodes waar mee gewerkt wordt niet de effectiviteit van het team dienen. Ze zijn tot stand gekomen omdat de leidinggevenden binnen de groep het vooral zelf erg moeilijk vinden om van hun eigen ingesleten routines af te stappen. Niet omdat de manier van werken nou perse het team zelf het beste dient. 

Die routines zijn van oudsher meestal aanwezig om het team te controleren, niet om de effectiviteit van het team te maximaliseren. 

Deze “zo doen we dat hier nou eenmaal” werkwijze zit meestal sterk verankerd in een organisatie.

No alt text provided for this image

Worden er bij jullie nog notulen gemaakt tijdens een vergadering?

Dus ook al zit bij jullie de voorzitter niet meer aan het hoofd van de tafel, vraag je eens af of de manier waarop je werkt vooral de controle van het team dient, of de effectiviteit van het team zelf?

Zo hebben ongemerkt veel – ook jonge en hippe – organisaties last van hardnekkig inefficiënte en verouderde werkmethodes.

Aandacht en geheugencapaciteit

Visuele werkmethodieken hebben een aantal onverwachte voordelen. 

Aangezien het hele team de agenda, voortgang en inhoud van de vergadering met meer gemak kan volgen, leidt dit automatisch tot een actievere deelname. Actieve participatie betekent een letterlijk hogere hartslag. Mensen zijn actiever ten gevolge van de toegenomen deelname en vice versa. 

Laat je de eerste keer niet foppen: als een vergadering ineens iets uitloopt hoeft dit niet te betekenen dat het niet werkt. Het betekent simpelweg dat voorheen iedereen zat te slapen!

De informatiedichtheid in de vergadering kan sterk toenemen. Er valt dan te verwachten dat er wat “kakofonie” of “chaos” ontstaat. Ook kan het zijn de vergadering die altijd perfect volgens schema verliep ineens wat uitloopt. 

Op dit moment zal je de oude patronen even moeten weerstaan. De leidinggevende zal even op zijn of haar handen moeten blijven zitten want het antwoord ligt voor de hand. 

In plaats van te leunen op het al dan niet aanwezige vermogen van de leidinggevende om alle informatie te verwerken en te structureren: 

gebruik de muur. 

Zodra de informatie/besluiten uit de toegenomen interactie een zichtbare plek in de kamer krijgen, zal de rust wederkeren. 

Niet omdat de energie verdwijnt, maar omdat er een zichtbare structuur aanwezig is.

Snel zal je merken dat jouw vergaderingen zowel effectiever worden als korter van duur. En dit effect ontstaat binnen dagen of weken, niet maanden of jaren!

We merken dat ook hier de leidinggevende weer een sleutelrol vervult in termen van effectiviteit. Die rol verschuift namelijk iets: van beheersen en controleren naar begeleiden en ervoor zorgen dat de juiste informatie op de juiste plek terecht komt. 

Dat er acties en beslissingen gedefinieerd worden in plaats van dat de boel ordelijk verloopt. Dat is voor sommige leidinggevenden best wel een uitdaging!

Geen zware transformatie, geen consultants op de vloer

De positieve effecten van visueel werken zijn bijna meteen merkbaar. En je hebt er geen zware, moeilijke en dure transformatie voor nodig. Geen consultants. Geen coaches. Dit gedeelte kun je makkelijk zelf af.

Iedereen heeft muren. Je kan ze gewoon gebruiken. 

Onze tip is om alles vooral praktisch te houden en niet te groot te maken. Op deze manier vind je vanzelf een vorm die bij jou past, in plaats van andersom. 

Hieronder hebben we 4 stappen beschreven waarmee je met 2 a 3 keer uitproberen meteen weet of dit iets is voor jullie.

Niet zomaar alles omgooien. Gebruik jullie huidige aanpak als springplank!

STAP 1: Begin bij wat je al deed 

–       In plaats van datgeen te veranderen wat iedereen al kent en verwarring te zaaien, gebruik je huidige structuur als springplank in plaats van het overboord te gooien. Er gebeuren vast al een hoop goeie dingen in jullie vergaderingen dus het is zonde om dat op losse schroeven te zetten.

–       Simpelweg visualiseer je normale vergaderstructuur eens op jullie gebruikelijke vergaderplek. Hiervoor kun je gewone post-its gebruiken of het iets grotere formaat. Zorg dat je niet schrijft met een ballpoint: dat is van afstand niet leesbaar. 

Oh ja: die collega met dat hanenpoten handschrift, die kun je de stift beter niet geven.

–       Kijk tijdens de vergadering eens in het rond. We voorspellen dat het je meteen al op zal vallen dat mensen minder op een blaadje voor hun neus (of op hun computer!) zitten te turen om te “kijken waar we zijn”. In tegendeel: je zult mensen meer contact met elkaar zien maken omdat de koppies omhoog gericht zijn in plaats van naar beneden.

Mensen zullen tijdens de gesprekken beginnen te wijzen naar de muur en gaan actief verbanden leggen tussen de onderwerpen. Misschien zie je zelfs mensen opstaan om naar de muur te lopen. Wat een verschil in energie!

STAP 2: Voeg de inhoud toe

–       De volgende keer dat jullie bij elkaar komen of de keer erna, kun je naast de structuur ook de inhoud van de vergadering visualiseren. Gewoon, de onderwerpen die je specifiek wil bespreken. Schrijf ze op en hang ze onder je structuur. 

–       Wil je helemaal de blits maken dan kun je hiervoor een ander formaat post-it gebruiken of een andere kleur. Ook dat is structuur aangeven middels visueel werken en schept duidelijkheid voor de deelnemers.

–       Observeer wederom wat er in de groep gebeurt. Waarschijnlijk zie je de hoofden als vanzelf van elkaar naar de muur gaan en weer terug. De vergadering wordt nu actief gevolgd en begeleid via de visuele structuur. En niemand hoeft daar iets voor te doen! 

Mensen zullen tijdens de gesprekken beginnen te wijzen naar de muur en gaan actief verbanden leggen tussen de onderwerpen. Misschien zie je zelfs mensen opstaan om naar de muur te lopen. Wat een verschil in energie!

No alt text provided for this image

STAP 3: Gebruik de muur om de vergadering binnen de tijd te houden

–       Schrijf de verwachte tijdsduur per onderwerp eens op en hang die er ook eens bij. Onze voorspelling is dat de tijd die je per onderwerp gepland hebt veel te kort is. Geen zorgen, dat was hiervoor ook al zo. Alleen nu weet je het!

–       Door het tijdsverloop van de vergadering te visualiseren wordt je meestal met je neus op de feiten gedrukt: teveel ambitie en te weinig tijd om het voor elkaar te krijgen. Maar je hebt nu wel een keuze: veel behandelen met matige kwaliteit of minder onderwerpen in je vergadering stoppen. Vaak leidt dit dus automatisch tot een prioritering van je onderwerpen: belangrijke zaken eerst. Een enorme vooruitgang!

–       Soms wordt de perceptie van tijdstekort ten onrechte aangezien als bewijs dat het nieuwe systeem niet werkt. Een mooi moment om alles terug te draaien en weer naar het oude te brengen. En hoep, daar is de autoritaire “voorzitter” weer terug. Weg energie, weg interactie.

Tip van een topper: gebruik echte post-its. 

En nee, wij hebben geen aandelen in dat bedrijf. Goedkoop is hier echt duurkoop. Wij hebben prachtige initiatieven zien sneuvelen omdat er beknibbeld werd op post-its. Er werd een ander merk besteld voor 10 cent goedkoper en die plakten niet. Hele vergadering naar de knoppen, iedereen chagrijnig.

STAP 4: Maak de acties en besluiten ook visueel

–       Als je daadwerkelijk bij deze stap aangekomen bent dan hoeven wij je niet meer te overtuigen van het nut van visueel werken. “De geest is uit de fles” zoals wij altijd zeggen. En die laat zich er niet meer zo makkelijk in terug stoppen.

–       Probeer de informatie uit de gesprekken eens te vangen door een “WHAT, SO WHAT, NOW WHAT” structuur toe te voegen. Zo begeleid je mensen op een natuurlijke manier om per onderwerp te bepalen wat er precies belangrijk is, om daar vervolgens de acties aan te koppelen. Nu past alles mooi in elkaar!

Als je de onderwerpen van je vergadering visueel hebt: vraag mensen bij binnenkomst eens om een stip te zetten bij het – voor hen – belangrijkste onderwerp. Je zult waarschijnlijk versteld staan, helemaal als je het vergelijkt met de tijd die je oorspronkelijk aan die onderwerpen wilde besteden!

Dit is een bijdrage van Bart Bongers en Dolf Reijnders. 

Bart en Dolf zijn de eigenaren van FLOCK – Shared Leadership, WeBuildObeya.com en AgileWalls.nl. Zij voorzien organisaties van praktisch advies ten behoeve van effectieve samenwerking en ontwikkelen innovaties die kantoren omtoveren tot visuele samenwerk walhalla’s. 

Share with:

LinkedIn


Recommend0 recommendationsPublished in Uncategorized

Related Articles

YOU DON’T NEED A GURU TO MAP YOUR VALUE STREAM

Share with:

LinkedIn


Share with: KEY TAKE AWAYS A Value Stream Map indicates at a macro level how the work flows through your organization, from request to fulfilment…

Share with:

LinkedIn


Lean and Agile in the jungle

Share with:

LinkedIn


Share with: One in eleven children die in Liberia. If we step up now, we might be able to save some of them. For this,…

Share with:

LinkedIn


What is Obeya – articles and videos

Share with:

LinkedIn


Share with: Our belief is better leadership will lead to a better world for all of us. Sharing knowledge and building skills on Obeya for…

Share with:

LinkedIn


DevOps is a Trojan Horse. Of the Indispensable Kind

Share with:

LinkedIn


Share with: DevOps is usually brought within the walls of an organisation to improve IT. However, once the DevOps horse is inside, odds are that…

Share with:

LinkedIn


Experiencing Obeya In Our Way

Share with:

LinkedIn


Share with: Few years back I was working in a leather goods manufacturing company. I started a working as a Lean officer and got the…

Share with:

LinkedIn


Responses

Your email address will not be published. Required fields are marked *